Sähköinen liiketoiminta 2013: visio & strategia

Mikä merkitys on yrityksen visiolla sähköisen liiketoiminnan strategisessa suunnittelussa?

Visio

Kuva: Tribute to Steve Jobs 1955 – 2011
 by Alice Popkorn 

Visiolla yritys määrittelee sen suunnan ja toimintaperiaatteet tulevaisuudessa. Visio kertoo, mitä yrityksen olemassaololla halutaan pohjimmiltaan tavoitella. Vision tulisi olla suunnattu myös jokaisen yrityksen työntekijän hyödyksi.  Sen avulla selkeytetään myös yrityksen asemointia ympäristöön nähden. Hyvä visio perustuu pitkän aikavälin näkemykselle yrityksestä. Se saa aikaan turvallisuutta, jatkuvuutta ja vakautta sekä motivoi yrityksen työntekijöitä. (1)

Sähköinen liiketoiminta ja strateginen suunnittelu

Sähköinen liiketoiminta pitää sisällään yrityksen Internet-markkinoinnin ja sähköisen kaupankäynnin tietoverkoissa. Sähköisen liiketoiminnan kokonaisvaltaisessa kehittämisessä suunnittelun pääpaino on yrityksen strategian, toimintatapojen ja osaamisen kehittämisessä. Tietotekniset ratkaisut tukevat ja auttavat toteuttamaan nämä suunnitelmat. (2) Strategiat koskevat olennaisimmillaan itse toimintoja, tapaa toteuttaa toiminnot eri tavalla kuin kilpailevat yritykset tai suorittaa eri toimintoja kuin kilpailija (1).

Työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) rekisteröimä tavaramerkki Yritys-Suomi tarjoaa ilmaisen sähköisen työkalun, jonka avulla voi pohtia organisaation tilannetta, visioita ja strategioita. Sivustolla on sekä uusille että jo toimiville yrityksille selkeät ja yksityiskohtaiset suunnittelupohjat, joissa käydään läpi yrityksen perustiedot, yritysidea, tuotteet ja palvelut, markkinointi, SWOT-analyysi, talous ja rahoituslaskelmat. (3)

Strategian avulla yritys sovitetaan sen toimintaympäristöön yrityksen kannalta parhaalla tavalla. Suunnittelun avulla yritys pyrkii löytämään vastaukset miten se aikoo saavuttaa itselleen asettamat tavoitteet esim. myynnin, palvelujen, arvostuksen, markkinoinnin ja talouden suhteen.
 

Tulevaisuuden kilpailuedut

Yrityksen visio, olemassaolon perusteet ja sen toiminnalle asettamat tavoitteet ohjaavat yrityksen sähköisen liiketoiminnan suunnittelua. Sekä visio että strategia ovat voimakkaasti tulevaisuuteen tähtääviä suunnitelmia, jotka auttavat ymmärtämään yrityksen tavoitteet ja sitouttamaan henkilöt sen toteuttamiseen. Yrityksen tavoitteita, suunnittelua ja toteutusta ei voi erottaa toisistaan. Ne kulkevat aina käsi kädessä. 

Kuva: come into my world by Alice Popkorn

 

Visiot luovat vahvoja mielikuvia siitä, miten yrityksen halutaan erottautuvan muista toimialan yrityksistä. Ilman visiota kaikki samalla toimialalla olevat yritykset olisivat vain kauppoja, joissa myydään samalla tavalla samanlaisia palveluita ja tavaroita. Erottautuminen toimialan toisista yrityksistä on haaste, sillä kaikki haluavat olla parhaita, saada näkyvyyttä ja tehdä tulosta. Ilman visiota ja arvoja yritykseltä puuttuu sen henkisyys ja tahtotila. Arvomaailmojen esille tuomisella, uniikeilla ja eri kohderyhmät huomioivilla ratkaisuilla ja hyvällä asiakaspalvelulla on tulevaisuudessa suuri merkitys yrityksen menestyksessä. Sähköinen maailma antaa visioiden toteuttamiseen paremmat mahdollisuudet, kuin perinteiset mediat.

 

Mitä yrityksen e-strategian tulee vähintäänkin sisältää?

E-strategian avulla yritys tavoittelee parempaa tuottavuutta, myynnin kasvua ja myyntikatteen parantumista. Yrityksen e-strategian tulee ottaa kantaa miten yrityksen sisäiset ja ulkoiset liiketoiminnan tavoitteet toteutetaan sähköisessä toimintaympäristössä.  Tärkeä näkökanta suunnitelman tekemisessä on myös selvittää mitkä ovat yrityksen saamat hyödyt ja minkälaisia lisäarvoja yrityksen asiakkaat ja sidosryhmät saavat sähköisessä toimintaympäristössä verrattuna perinteiseen toimintamalliin.  E-strategian pohjana ovat yrityksen liiketoimintastrategia ja visio. (4)
 Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n julkaisema Sähköisen kaupankäynnin aapinen antaa tietoa sähköisen kaupankäynnin mahdollisuuksista ja hyvistä toiminta- tavoista. Opas ohjeistaa pk-yrityksiä tekemään sähköisen kaupankäynnin toimintasuunnitelman ja pohtimaan seuraavia peruskysymyksiä:

1. Miksi? Mikä on sähköisen kaupankäynnin ja www-sivujen tarkoitus? Miten tämä tukee yrityksen koko toiminnan tarkoitusta eli toiminta-ajatusta?
2. Kenelle? Tavoitellaanko nykyisiä vai uusia asiakkaita? Ovatko asiakkaat kuluttajia vai yrityksiä? 
3. Mitä? Mitä tuotteita ja palveluja tarjotaan ja mitä niistä kerrotaan?
4. Miten? Millaisia resursseja toteutus vaatii? Missä aikataulussa? Mitä uusia yhteistyömahdollisuuksia on? Ketkä ovat kilpailijoita? (5)

Toimintaprosessien kuvaus

Mitä, kenelle ja milloin? Kokonaiskuvan muodostamiseksi olisi hyvä kuvata yrityksen toiminnan pääprosessit sekä sanallisesti että visuaalisesti. Pääprosesseja ovat esim. myynti, tavaroiden ja palveluiden hankinta ja tai tuottaminen, asiakaspalvelu ja tiedon antaminen. Toimintaa tukevia prosesseja ovat talous- ja henkilöstöhallinta, tuotekehitys ja markkinointi. E-strategian tulisi lisäksi sisältää myös teknisten ratkaisujen kuvaus, vastuukysymykset, aikataulut ja kustannusarviot. (2)

 
Toiminnan visuaalisessa mallintamisessa yhdistetään kokonaiskuvaan yrityksen ulkoiset, sisäiset ja toimintaa tukevat prosessit.  Toimintaprosessien kuvaus voidaan tehdä esim. blueprintting-menetelmällä, jossa mallinnetaan yrityksen toimintaa huomioiden työvaiheiden ajallinen kulku. (6) Visuaalinen prosessikuva auttaa näkemään selkeämmin erilaiset vuorovaikutussuhteet ja määrittämään yrityksen ja asiakkaiden väliset kohtaamistasot. 

Käyttäjien osalta pitää tehdä myös jokaisesta omat profiloinnit.  Käyttäjinä ovat yrityksen työntekijät, useat asiakassegmentit sekä sidosryhmät kuten tavaroiden toimittajat, talous-, rahoitus-, turvallisuusalan asiantuntijat. Jokaisella ryhmällä on omat vaatimukset järjestelmien suhteen.

Toimintaympäristö

Missä yrityksen palvelut toteutetaan? E-strategiassa määritellään, missä tietoverkossa yrityksen prosessit toteutetaan ja miten. Vaihtoehtoina ovat Internet, Extranet ja Intranet ja lukuisat näissä toimintaympäristöissä käytettävät ohjelmat. Internetin kohdalla pitää lisäksi miettiä yrityksen kannalta tärkeimmät sähköiset jakelukanavat. Jakelukanavilla tarkoitetaan verkkosivuja ja – palveluja, jotka jaotellaan näkyvyys- ja myyntikanaviin, riippuen siitä ovat yrityksen palvelut ja tuotteet ainoastaan esillä vai ovatko ne myynnissä. (2)

Strategiassa pitää myös määritellä miten yritys saavuttaa haluamansa aseman ja näkyvyyden. Markkinoinnissa yrityksen on tärkeää selvittää missä medioissa sen asiakkaat liikkuvat, jotta se osaa kohdistaa toimenpiteet oikeisiin kanaviin ja verkostoitua oikeiden tahojen kanssa. Verkkosivujen optimoinnin ja hakukonemainonnan lisäksi yrityksen tulee määrittää miten se saavuttaa asettamansa tavoitteet halutun näkyvyyden saavuttamiseksi.

 

Toteutus

Uuteen järjestelmään siirtymistä kannattaa aina tarkastella kokonaisuutena, jossa otetaan huomioon kaikki osa-alueet: myynti, markkinointi, kirjanpito, varastonhallinta jne. Tällä tavoin suunnitelma voidaan tehokkaasti tuoda osaksi yrityksen työprosesseja. Käyttöönotossa tulee ottaa huomioon niin tarjolla olevan järjestelmän tekniset vaatimukset kuin taloudelliset kustannukset. Lisäksi on hyvä arvioida kuinka paljon resursseja vaatii henkilöstön kouluttaminen uuden järjestelmän käyttäjiksi.(7)

Niin kuin kaikessa kehittämisessä, niin kaikkia muutoksia ei kannata tehdä samalla kertaa. Yrityksen tarpeiden ja resurssien mukaan voidaan päättää mitkä prosesseista sähköistetään ja millä aikataululla edetään. Laadittujen yksityiskohtaisten kuvausten perusteella voidaan nähdä toimintojen mahdolliset päällekkäisyydet ja yksinkertaistaa ja tehostaa toimintoja. Toimintoja voidaan myös tarpeen mukaan integroida keskenään.(2)

 

Lähteet:

1. Strategy-Train –projekti, Small Enterprise Strategic Development Training,
 http://www.strategy-train.eu/index.php?id=74&L=2
2. Sähköinen liiketoiminta-kurssin luennot 26.–27.3.2013, Kirsi Mikkola4. Sähköinen työkalu liiketoimintasuunnitelman laatimiseen, Yritys-Suomi, https://lts.yrityssuomi.fi/rest/index
4. Turban, Efraim, King, David, & Lang, Judy, 2011, Introduction to Electric Commerce, 3rd ed, Pearson, s. 457–459
5. Sähköisen kaupankäynnin aapinen, TIEKE
http://www.tieke.fi/download/attachments/3441521/Sahkoisenkaupankaynninaapinenpaivitetty03.pdf?version=1&modificationDate=1325505628000
6. Service Blueprint, Wikipedia, http://en.wikipedia.org/wiki/Service_blueprint
7. Mitä on sähköinen kaupankäynti, Tieke, https://docs.google.com/document/d/1JSu6w82VD3Bx1EsRa64Z5lH5Kh3hjl4FOts4uMU_Zyw/edit#